Faut-il enregistrer un bail commercial ? Obligation, coût et intérêt

Faut-il enregistrer un bail commercial ? Non, pas dans la majorité des cas : la loi n'impose cette démarche que pour un bail de plus de douze ans, un local de débit de boissons, ou une cession du fonds de commerce ou du droit au bail. En dehors de ces trois situations, l'enregistrement reste une simple faculté, peu coûteuse, qui donne une date certaine au contrat et protège concrètement le locataire en cas de vente du local.

Enregistrer un bail commercial : une obligation ou une simple faculté ?

La loi n'impose aucune forme particulière pour la conclusion d'un bail commercial : il peut être verbal, rédigé par les parties elles-mêmes sous la forme d'un acte sous seing privé, ou établi par un notaire. Il en va de même pour l'enregistrement du contrat auprès du service des impôts : cette démarche n'est en principe pas obligatoire. La CCI Paris Ile-de-France le rappelle sans ambiguïté dans sa fiche sur la forme du bail commercial : « L'enregistrement du contrat de bail n'est pas obligatoire ». Un bail commercial signé et non enregistré reste parfaitement valable entre le bailleur et le locataire, qui restent tenus par leurs obligations réciproques comme n'importe quel autre contrat.

Cette liberté connaît toutefois trois exceptions strictement définies par les textes fiscaux, détaillées ci-dessous. En dehors de ces cas, l'enregistrement reste une démarche volontaire, que les parties choisissent ou non d'accomplir selon l'intérêt qu'elles y trouvent pour la suite de la relation contractuelle.

Les trois cas où l'enregistrement devient obligatoire

Trois situations font basculer l'enregistrement du côté de l'obligation légale. Les deux premières tiennent à la forme même du bail, qui doit alors être notarié ; la troisième concerne un acte distinct, celui de la cession.

Un bail conclu pour plus de douze ans

Lorsque la durée du bail dépasse douze ans, le contrat doit obligatoirement être rédigé par un notaire, sous la forme d'un acte authentique. Cette obligation découle du fait que les baux d'immeubles à durée limitée de plus de douze ans doivent être publiés au service de la publicité foncière, une formalité que seuls les actes notariés peuvent recevoir. Cette publication donne alors ouverture à une taxe assise sur le montant cumulé des loyers dus pour toute la durée du bail, au taux de 0,60 %, un régime bien différent du droit fixe applicable aux baux plus courts.

Un local à usage de débit de boissons

Le bail commercial portant sur un local où est exploité un débit de boissons à consommer sur place, par exemple un bar, un café ou un restaurant, doit lui aussi, selon la fiche officielle sur le contrat de bail commercial, être obligatoirement rédigé par un notaire, en application de l'article 504 du Code général des impôts. Les débits de boissons à emporter (supermarché, épicerie, caviste) ne sont pas concernés par cette obligation. Cette exigence, propre à ce type d'activité, expose en cas de manquement à une amende fiscale comprise entre 15 et 750 euros, sans toutefois remettre en cause la validité du contrat entre le bailleur et le locataire : la sanction reste de nature fiscale.

La cession du fonds de commerce ou du droit au bail

Lorsque le locataire cède son droit au bail, seul ou avec la vente de son fonds de commerce, l'acte de cession doit obligatoirement être enregistré au service fiscal de l'enregistrement du lieu de situation du local, dans le délai d'un mois à compter de sa signature. Cette obligation concerne l'acte de cession lui-même, distinct du bail initial : elle ne dispense pas d'enregistrer volontairement le bail commercial de départ si les parties souhaitent lui donner une date certaine dès la signature. Le calcul des droits dus lors d'une cession de fonds de commerce dépasse le cadre de cet article, consacré au bail lui-même, et mérite, le cas échéant, l'avis d'un professionnel du droit.

Pourquoi enregistrer un bail commercial même quand ce n'est pas obligatoire

En dehors des trois cas ci-dessus, rien n'empêche le bailleur ou le locataire de faire enregistrer volontairement le bail. L'intérêt tient à une notion précise : la date certaine. L'article 1377 du Code civil pose la règle : « L'acte sous signature privée n'acquiert date certaine à l'égard des tiers que du jour où il a été enregistré, du jour de la mort d'un signataire, ou du jour où sa substance est constatée dans un acte authentique. » Sans cette date certaine, un tiers, en particulier un nouveau propriétaire du local, peut contester avoir eu connaissance du bail à une date donnée.

La CCI Paris Ile-de-France résume l'enjeu pour le locataire : l'enregistrement « donne date certaine au bail qui devient ainsi opposable au bailleur (propriétaire des murs) et à l'éventuel successeur du bailleur ». Cette opposabilité est loin d'être un détail administratif. Sans elle, un locataire confronté à un changement de propriétaire pourrait, selon la même fiche, « être considéré sans droit ni titre et par conséquent il risquerait l'expulsion », sauf s'il parvient à prouver que le nouveau bailleur avait connaissance du bail par un autre moyen que l'enregistrement.

Combien coûte l'enregistrement d'un bail commercial

Le coût de l'enregistrement volontaire d'un bail commercial est fixé par l'article 739 du Code général des impôts. Pour un bail à durée limitée, c'est-à-dire en pratique un bail de douze ans ou moins, le droit d'enregistrement est un droit fixe de 25 euros. Ce montant ne dépend ni du montant du loyer, ni de la surface du local, tant que la durée du bail reste dans la limite des douze ans ; c'est ce que confirme la fiche de l'administration fiscale sur le coût de l'enregistrement, qui rappelle que « les actes constatant des baux à durée limitée d'immeubles, de fonds de commerce ou de clientèles sont soumis au droit fixe de 25 € lorsque l'enregistrement en est requis par les parties ».

Exemple concret. Un artisan signe un bail commercial de neuf ans pour un atelier, avec un loyer annuel de 14 400 € HT. Le bail est établi sous la forme d'un acte sous seing privé, sans passage devant notaire, puisque sa durée reste inférieure à douze ans et que le local n'accueille pas de débit de boissons. Le locataire et le bailleur décident néanmoins de l'enregistrer volontairement pour lui donner une date certaine : ils rédigent le bail en trois exemplaires, le déposent au service des impôts, et règlent un droit fixe de 25 euros, quel que soit le montant du loyer annuel, puisqu'il s'agit d'un droit fixe et non d'un droit proportionnel.

Qui doit enregistrer le bail, et qui paie ?

Pour un enregistrement volontaire, l'une ou l'autre des parties au contrat peut accomplir la démarche : le principe général posé par l'administration fiscale pour les actes sous seing privé est que l'une des parties à l'acte, quelle qu'elle soit, peut le faire enregistrer. Le bail commercial ne fait pas exception. En pratique, bailleur et locataire s'accordent souvent au moment de la signature sur celui qui se charge de la formalité, sans que la loi impose une répartition particulière du coût entre eux.

La formalité elle-même suppose de préparer le bail en trois exemplaires, chacun paraphé à toutes les pages et signé à la dernière page avec la mention manuscrite « lu et approuvé ». Le service des impôts appose ensuite un cachet d'enregistrement sur chaque exemplaire présenté, avant de restituer les documents aux parties : c'est ce cachet, portant la date, qui matérialise la date certaine du contrat.

Enregistrer un bail commercial, étape par étape

1. Vérifier si l'enregistrement est obligatoire : durée supérieure à 12 ans, local de débit de boissons, ou cession du fonds de commerce ou du droit au bail. Dans ces trois cas, l'enregistrement (ou le passage devant notaire) n'est plus une option.
2. Rédiger le bail en trois exemplaires signés par le bailleur et le locataire, chaque page paraphée par les deux parties.
3. Ajouter la mention « lu et approuvé » suivie de la signature sur la dernière page de chaque exemplaire.
4. Choisir un service des impôts : pour un enregistrement volontaire, n'importe quel service des impôts peut recevoir le dépôt, sans obligation de s'adresser à celui du lieu du local loué.
5. Déposer les exemplaires et régler le droit fixe de 25 euros lors du dépôt, sur place ou par courrier selon les modalités du service concerné.
6. Conserver l'exemplaire portant la mention d'enregistrement, qui constitue la preuve de la date certaine du bail en cas de litige ultérieur avec un tiers.

Questions fréquentes

Poser la question de l'enregistrement d'un bail commercial revient, en réalité, à se demander si l'on souhaite investir 25 euros et une démarche de quelques minutes pour sécuriser la date de signature du contrat. Dans les trois cas où la loi impose la formalité, la question ne se pose plus ; dans tous les autres, elle mérite d'être tranchée avant même de signer, notamment lorsque la relation avec le bailleur est appelée à durer neuf ans ou davantage. Pour aller plus loin sur la vie du bail commercial, la page Contrats & baux regroupe les guides déjà publiés sur ce site, dont celui consacré à mettre fin à un bail commercial.

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Côme Delaverne, rédacteur en chef. Il explique le droit des affaires aux dirigeants de petites entreprises : contrats, factures impayées, litiges. Chaque règle est vérifiée sur les textes.