Comment se déroule une médiation commerciale : étapes, rôle du médiateur et issue

Une médiation commerciale se déroule toujours selon le même schéma : une prise de contact, le choix d'un médiateur accepté par les deux parties, une ou plusieurs séances de discussion confidentielles, puis soit un accord que les parties peuvent faire homologuer, soit un constat d'échec qui permet de saisir le juge. Le médiateur ne juge rien et ne décide rien : il organise le dialogue pour que l'entreprise et son adversaire trouvent elles-mêmes une solution.

Comment se déroule une médiation, en résumé

Le déroulement d'une médiation commerciale suit quatre phases. D'abord, l'une des parties, ou les deux ensemble, décide de recourir à la médiation, soit parce qu'une clause du contrat le prévoit, soit d'un commun accord une fois le litige survenu. Ensuite, les parties choisissent un médiateur, personne physique ou personne morale désignant elle-même une personne physique pour conduire la médiation. Vient alors le cœur du processus : des entretiens, individuels puis conjoints le plus souvent, pendant lesquels le médiateur fait circuler la parole sans jamais imposer de solution. Enfin, la médiation se termine soit par un accord écrit que les parties peuvent soumettre à homologation pour lui donner force exécutoire, soit par un constat d'échec qui laisse la voie judiciaire ouverte.

Cette méthode s'applique aussi bien à la médiation conventionnelle, lancée librement par les parties, qu'à la médiation proposée par le juge en cours de procédure, ou qu'au dispositif gratuit porté par le Médiateur des entreprises. Les étapes se ressemblent, seuls le coût et l'initiative de départ changent.

Qu'est-ce que la médiation et pourquoi y recourir avant un procès

La médiation conventionnelle, aussi appelée médiation extrajudiciaire, permet de trouver un accord pour régler un litige avec l'intervention d'un tiers, le médiateur. Elle est enclenchée par les parties elles-mêmes, à la différence de la médiation judiciaire proposée par le juge au moment d'un procès. Le médiateur est rémunéré par les parties, et la médiation peut être utilisée dans le domaine commercial comme dans celui du droit du travail.

Le recours à la médiation est particulièrement adapté lorsque les parties sont amenées à poursuivre des relations professionnelles ou commerciales : livraison d'une marchandise non conforme, difficulté de recouvrement d'un impayé, conflit sur la prise en charge de travaux dans un bail commercial. Dans ces situations, préserver la relation commerciale pèse souvent plus lourd que gagner un procès qui durera des mois et abîmera la confiance entre les deux entreprises.

Un autre argument joue en faveur de la médiation : pendant tout le processus, les parties respectent un principe de confidentialité. Toutes les informations partagées restent secrètes, sauf accord des parties pour les communiquer à des personnes extérieures. Cette confidentialité protège l'image de marque de l'entreprise et la réputation de son dirigeant, ce qu'une audience publique ne permet pas toujours.

Dans un certain nombre de cas, la médiation n'est d'ailleurs pas qu'une option. Pour les litiges dont la demande ne dépasse pas 5 000 euros, une tentative de conciliation, de médiation ou de procédure participative est obligatoire avant de pouvoir saisir la justice. Le détail des situations concernées et des exceptions est traité dans notre article sur la médiation obligatoire avant un procès.

Choisir un médiateur commercial : les trois profils possibles

Le choix du médiateur conditionne la suite du déroulement. Trois profils existent, et rien n'oblige à se limiter à un seul type.

Le médiateur professionnel est une personne formée spécifiquement pour faciliter la résolution de conflits. Il peut être engagé directement par les parties en conflit, ou recommandé par une organisation spécialisée dans la médiation.

Le médiateur institutionnel exerce au sein d'une structure qui propose des services de médiation : chambres de commerce et d'industrie, associations professionnelles, organisations non gouvernementales. Ces médiateurs travaillent dans un cadre déjà organisé, ce qui rassure parfois les entreprises qui découvrent la médiation pour la première fois.

Le médiateur désigné par accord mutuel correspond aux situations où les deux parties conviennent elles-mêmes d'une personne, connue d'elles ou recommandée par un tiers de confiance, pour conduire la médiation. Cette solution suppose un minimum de confiance réciproque, ce qui n'est pas toujours acquis quand le litige est déjà tendu.

Si le contrat initial comportait une clause de médiation, celle-ci prévoit en général les modalités de désignation. En l'absence de clause de médiation dans le contrat, les parties peuvent décider d'un commun accord de recourir à la médiation après la survenance du litige, et choisir alors librement le profil qui leur convient.

Pour les entreprises qui préfèrent un dispositif encadré et gratuit, le Médiateur des entreprises constitue une voie à part : il dépend du ministre de l'Économie et des Finances et s'appuie sur un réseau de médiateurs ayant une expertise sectorielle. Son fonctionnement est détaillé plus bas.

Le déroulement d'une séance de médiation, étape par étape

Une fois le médiateur choisi, le déroulement concret d'une médiation commerciale suit une progression assez stable, que l'on retrouve dans la plupart des dispositifs.

1. La demande et le premier contact. La partie qui souhaite ouvrir une médiation en informe l'autre, ou dépose un dossier auprès du dispositif choisi. Lorsque le Médiateur des entreprises est saisi, l'entreprise est contactée par un médiateur dans les 7 jours qui suivent l'envoi de la demande. Celui-ci confirme sa compétence sur le dossier.
2. L'approche de l'autre partie. Le médiateur se rapproche de la partie saisie pour l'amener à accepter la médiation, et un schéma d'action est défini pour la convaincre d'entrer dans le processus. Si l'autre partie refuse, la médiation ne peut pas débuter.
3. La réunion des parties. Le médiateur réunit les parties et déroule le processus de médiation. Les échanges peuvent se tenir en entretiens séparés avec chaque partie, puis en réunion conjointe, selon ce que le médiateur juge utile pour apaiser la discussion.
4. La recherche d'un terrain d'entente. Le médiateur n'a pas pour mission de trancher le litige. Il doit permettre aux parties de renouer le dialogue pour qu'elles trouvent ensemble un accord durable, en clarifiant les points de blocage et les intérêts réels de chacun, souvent différents des positions affichées au départ.
5. La fin du processus. La médiation se termine de trois façons possibles : par la signature d'un accord entre les parties, à l'initiative du médiateur s'il estime la médiation impossible et en notifie alors la fin à chacune des parties, ou à l'initiative d'une partie, qui peut mettre fin au processus quand elle le souhaite en le notifiant au médiateur, qui informe l'autre partie.

Ces échanges restent couverts par le principe de confidentialité évoqué plus haut, ce qui encourage une discussion plus franche qu'en audience.

Un exemple concret : impayé et médiation obligatoire

Une entreprise de menuiserie a facturé des travaux à un client professionnel qui refuse de payer, estimant la prestation mal réalisée. Le montant de la demande ne dépasse pas 5 000 euros : avant de pouvoir saisir le tribunal, l'entreprise doit donc tenter au préalable une conciliation, une médiation ou une procédure participative. Elle choisit la médiation et se rapproche d'un médiateur institutionnel proposé par sa chambre de commerce et d'industrie. Après une première prise de contact, le médiateur organise un entretien avec chaque partie séparément, puis une réunion commune au cours de laquelle le client explique les défauts constatés et l'entreprise détaille les travaux réalisés. Les deux parties s'accordent finalement sur un paiement partiel, assorti d'une reprise de finition par l'entreprise. L'accord est rédigé et signé, ce qui évite à l'entreprise d'engager une procédure devant le tribunal, plus longue et plus coûteuse qu'une médiation de quelques semaines.

Combien coûte une médiation pour une entreprise

Le coût d'une médiation commerciale dépend entièrement du dispositif choisi. Dans une médiation conventionnelle classique, le médiateur est rémunéré par les parties : les modalités précises de cette rémunération sont fixées avec le médiateur lui-même, et se négocient donc au cas par cas selon la complexité du dossier et la durée prévisible du processus.

À l'inverse, le dispositif du Médiateur des entreprises est entièrement gratuit, rapide et confidentiel. Il s'adresse aux chefs d'entreprise qui souhaitent régler à l'amiable un différend avec une autre entreprise ou avec l'administration, par exemple sur des conditions de paiement ou la rupture d'un contrat. Pour y recourir, il faut déposer un dossier en ligne auprès du Médiateur des entreprises.

Une entreprise déjà soumise à une procédure collective ne peut pas saisir directement le Médiateur des entreprises : elle doit se rapprocher du président du tribunal de commerce qui a ouvert la procédure, pour qu'il ordonne une médiation judiciaire. C'est seulement dans ce cadre, et en accord avec les parties, que le Médiateur des entreprises pourra être désigné.

Lorsque la médiation intervient entre une entreprise et une personne publique, un point mérite attention : les délais de recours contentieux sont interrompus à compter du jour où les parties conviennent de recourir à la médiation, ou, à défaut d'écrit, à compter de la première réunion de médiation. Un nouveau délai, identique, recommence à courir après la fin de la médiation, ce qui évite de perdre un droit de recours pendant les discussions.

Quelle est l'issue de la médiation et comment la rendre exécutoire

La médiation se termine le plus souvent sous forme d'accord : en pratique, elle s'avère être un processus efficace, suivi d'un résultat sous forme d'accord dans près de 70 % des cas. Mais un accord de médiation, même signé, n'a pas de valeur exécutoire automatique. Deux voies permettent de lui en donner une.

La première consiste à faire contresigner l'accord de médiation par les avocats respectifs des parties, puis à faire apposer une formule exécutoire par le greffe. La seconde consiste à demander au tribunal compétent l'homologation de l'accord, ce qui lui confère une force exécutoire comparable à celle d'un jugement.

Sans cette démarche, un accord de médiation reste un simple engagement contractuel entre les parties : s'il n'est pas respecté, l'entreprise devra prouver son existence et son contenu devant un juge, ce qui est plus long que de disposer d'un accord déjà exécutoire. Pour une créance commerciale restée impayée malgré un accord non respecté, les voies classiques de recouvrement restent ouvertes, par exemple la procédure d'injonction de payer.

Que faire si la médiation échoue

Un échec de médiation n'interdit pas d'agir ensuite, qu'il résulte de l'initiative du médiateur ou de celle d'une partie, comme décrit plus haut.

Une fois la médiation terminée sans accord, l'entreprise retrouve la possibilité de saisir le juge. Pour les litiges où une tentative de règlement amiable était obligatoire avant la saisine, le constat d'échec permet de justifier que cette tentative a bien eu lieu, condition nécessaire pour que la demande soit recevable devant le tribunal. Le fonctionnement complet de cette obligation et ses exceptions sont détaillés dans notre page sur la durée du règlement amiable de droit commun.

Dans certains dossiers, un échec de médiation révèle aussi que le différend réel porte sur un autre terrain, par exemple une rupture de relation commerciale mal préparée plutôt qu'un simple désaccord sur une facture. Il peut alors être utile de revoir l'ensemble des options disponibles, détaillées dans notre panorama sur comment régler un litige commercial.

Check-list avant d'engager une médiation

Questions fréquentes

Au fond, ce qui distingue une médiation réussie d'une médiation qui échoue tient moins au dispositif choisi qu'à la préparation des parties avant la première séance. Un dossier clair, des intérêts identifiés et un médiateur accepté par les deux camps font gagner des semaines à une entreprise qui, sans cela, se serait retrouvée devant un juge avec le même différend, simplement plus tard et plus cher. Pour aller plus loin sur les voies amiables disponibles avant un contentieux, la rubrique Litiges et médiation regroupe l'ensemble de nos articles sur le sujet.

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Côme Delaverne, rédacteur en chef. Il explique le droit des affaires aux dirigeants de petites entreprises : contrats, factures impayées, litiges. Chaque règle est vérifiée sur les textes.